Privacy Statement

Copaco Privacyverklaring

Laatst herzien: 18 mei 2018

Doel en omvang

Deze privacyverklaring (de “privacyverklaring”) bepaalt hoe Copaco N.V. en bedrijven die wij bezitten of beheren (“dochterondernemingen”) (collectief, “Copaco”, “wij” of “ons”), persoonlijke gegevens (zoals gedefinieerd in deze privacyverklaring) die u rechtstreeks aan ons verstrekt of die we van uw geautoriseerde derden ontvangen, verzamelen, gebruiken, opslaan, verwerken, openbaar maken en verwijderen. Deze privacyverklaring geeft ook een overzicht van uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens.

Copaco is een distributeur en wederverkoper van IT-producten en -diensten, heeft haar hoofdkantoor in Nederland en dochterondernemingen in Nederland, België en Frankrijk.

1. Algemene principes voor de verwerking van persoonlijke gegevens

Persoonlijke gegevens worden verzameld, opgeslagen, verwerkt en verzonden in overeenstemming met het opgestelde beleid van Copaco en de toepasselijke regels en voorschriften.

De principes van Copaco met betrekking tot de verwerking van persoonlijke gegevens zijn als volgt:

1. persoonlijke gegevens worden redelijk en legaal verwerkt;
2. persoonlijke gegevens worden verzameld voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden en worden niet verder verwerkt voor onverenigbare doeleinden;
3. persoonlijke gegevens die door Copaco worden verzameld, zijn adequaat, relevant en niet excessief met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
4. persoonlijke gegevens verzameld door Copaco zullen nauwkeurig zijn en zullen zo nodig naar ons beste kunnen worden bijgewerkt;
5. persoonlijke gegevens zullen worden beschermd tegen onbevoegde toegang en verwerking met commercieel redelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en mechanismen;
6. persoonlijke gegevens die door Copaco worden verzameld, worden als identificerende gegevens behouden voor niet langer dan nodig is om de doeleinden, waarvoor de persoonlijke gegevens verzameld werden, te dienen.

2. Verzameling van informatie

Copaco kan uw persoonlijke gegevens via verschillende bronnen verzamelen rechtstreeks van u, van andere gebruikers, van wederverkopers en distributeurs, van onze leveranciers, van onze dienstverleners, van informatieproviders van derde partijen, van onze dochterondernemingen en via de werking van de website.

Onder persoonlijke gegevens verstaan we die gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn naar een natuurlijk persoon.

Persoonlijke gegevens die door Copaco worden verzameld, omvatten:

• uw voor- en achternaam;
• factuur- of verzendadres;
• creditcard- of betaalinformatie;
• door de overheid uitgegeven identificatienummer;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• aankoopinformatie en -geschiedenis;
• uw rekeningnummer;
• cv of professionele informatie; en
• een combinatie van uw gebruikersnaam en wachtwoord, gebruikt om toegang te verkrijgen tot onze website.

Copaco verzamelt als volgt uw persoonlijke gegevens:

Informatie die u vrijwillig geeft. Wij kunnen persoonlijke gegevens direct van u verzamelen wanneer u deze vrijwillig aan ons verstrekt. Wanneer u bijvoorbeeld via de telefoon of via de website via e-mail, online chat, webformulier of online accountregistratie met ons communiceert om toegang te krijgen tot aanbiedingen, wanneer u zich registreert voor een evenement of training, een aanbieding koopt, vragen stelt, probeert om problemen op te lossen die verband houden met de website of aanbiedingen, een sollicitatiebrief indient of feedback en opmerkingen geeft.

Informatie die we automatisch verzamelen. Wanneer u onze website bezoekt, kunnen we automatisch van uw apparaat bepaalde informatie verzamelen. In sommige landen kan deze informatie onder toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming als persoonlijke gegevens worden beschouwd.

Vooral de informatie die wij automatisch verzamelen kan informatie omvatten, zoals uw IP-adres, type apparaat, unieke identificatienummers van dit apparaat, type browser, uw Media Access Control (MAC)- adres, brede geografische locatie (bijv. locatie op lands- of stadsniveau) en andere technische informatie. Wij verzamelen ook informatie over hoe uw apparaat met onze website samenwerkt, inclusief de geopende pagina’s en aangeklikte links.

Sommige van deze informatie kan worden verzameld via cookies en gelijksoortige traceertechnologie, zoals verder wordt uitgelegd onder de onderstaande koptekst “Cookies en andere informatie inzake gebruik van de website”.

Van externe informatieverleners. Copaco kan ook persoonlijke gegevens verkrijgen van derden die informatie hebben verkregen of verzameld over u en die het recht hebben om die persoonlijke gegevens aan ons te verstrekken. Copaco zal deze persoonlijke gegevens alleen verkrijgen nadat we gecontroleerd hebben dat deze derde partijen uw toestemming hebben of anders wettelijk zijn toegestaan of verplicht zijn uw persoonlijke gegevens aan ons bekend te maken. We kunnen ook contracten hebben met derden die als doel hebben informatie te verstrekken aan bedrijven zoals het onze, om bepaalde informatie te verifiëren of informatie te verkrijgen, zoals bijvoorbeeld kredietverzekeraars. Wij mogen de persoonlijke gegevens gebruiken die we over u ontvangen van een derde buiten de website in overeenstemming met de voorwaarden die we met die derde afgesproken hebben. We kunnen ook persoonlijke gegevens verkrijgen uit publieke bronnen, zoals open overheidsdatabases of andere gegevens in het publieke domein.

3. Cookies en andere informatie inzake gebruik van de website.

De website kan ook informatie verkrijgen over hoe u toegang tot de website krijgt, hoe u deze gebruikt en hoe u ermee communiceert, deze automatisch monitoren en verzamelen via cookies.

Een cookie is een klein tekstbestand dat op het apparaat van een gebruiker wordt opgeslagen. Cookies stellen ons in staat om informatie zoals browsertype, tijd die wordt besteed aan de website, bezochte pagina’s en taalvoorkeuren te verzamelen. Wij en onze dienstverleners gebruiken de informatie voor beveiligingsdoeleinden, om de navigatie te vergemakkelijken, informatie effectiever weer te geven en uw ervaring tijdens het gebruik van de website te personaliseren.

In het algemeen kunnen de cookies die op de website worden gebruikt, worden opgesplitst in de volgende categorieën:

• strikt noodzakelijke cookies. Dit zijn cookies die nodig zijn voor de werking van onze website. Zij bevatten bijvoorbeeld cookies die u in staat stellen aan te melden op veilige gebieden van onze website of gebruik te maken van een winkelwagen;
• analytische cookies/prestatiecookies. Deze cookies worden gebruikt om te analyseren hoe de website wordt gebruikt en om de prestaties ervan te controleren, waardoor we uw gebruikservaring van de website kunnen verbeteren. Deze cookies helpen ons om de inhoud van de website op maat aan te bieden, om weer te geven wat gebruikers het meest interessant vinden en te identificeren wanneer technische problemen met de website ontstaan. We kunnen deze gegevens ook gebruiken om rapporten samen te stellen om ons te helpen analyseren hoe de website wordt gebruikt, wat de meest voorkomende problemen zijn en hoe we de website kunnen verbeteren;
• functionele cookies/traceercookies. Met deze cookies kunnen we terugkerende bezoekers aan onze sites herkennen. Door een anonieme, willekeurig gegenereerde identificatie te vergelijken, houdt een traceercookie bij waar gebruikers van onze websites vandaan komen, welke zoekmachine ze hebben gebruikt, op welke link ze hebben geklikt, welke zoekwoorden ze hebben gebruikt en waar ze zich bevonden toen ze de website openden. Door deze gegevens te volgen, kunnen wij onze website verbeteren.

Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen cookies die per sessie worden gebruikt (elke keer dat u een website bezoekt en nadat u deze verlaat verlopen ze) en cookies die gedurende een bepaalde periode op uw apparaat worden opgeslagen (soms voor een paar uur, soms voor een jaar of langer) en die niet verwijderd worden wanneer de browser afgesloten wordt.

U kunt ervoor kiezen om cookies te accepteren of te weigeren. De meeste webbrowsers accepteren cookies automatisch, maar u kunt meestal uw browserinstelling wijzigen om cookies te weigeren als u dat wenst. Als u liever geen cookies wilt accepteren, laten de meeste browsers u toe om:

1. uw browserinstellingen te wijzigen om u op de hoogte te brengen wanneer u een cookie ontvangt, waardoor u kunt kiezen of u deze al dan niet wilt accepteren;
2. bestaande cookies uit te schakelen; of
3. uw browser in te stellen om eventuele cookies automatisch te weigeren.
   Houd er rekening mee dat als u cookies uitschakelt of weigert, sommige functies en diensten op onze websites mogelijk niet goed werken omdat we u niet kunnen herkennen en u niet kunnen koppelen aan uw account(s). Daarnaast kunnen de aanbiedingen die wij u aanbieden wanneer u ons bezoekt, minder relevant of aangepast aan uw interesses zijn.

4. Gebruik van informatie

Copaco gebruikt persoonlijke gegevens die wij verzamelen om ons bedrijf te laten functioneren en uw aanbiedingen aan te bieden. Dit omvat ook het gebruik van deze gegevens om onze aanbiedingen te verbeteren en uw ervaringen persoonlijker te maken. Wij kunnen de gegevens ook gebruiken om met u te communiceren, bijvoorbeeld om u informatie te geven over uw account als ook productinformatie.

Copaco mag uw persoonlijke gegevens gebruiken voor verschillende doeleinden (de “doeleinden”), waaronder:

• de website en onze aanbiedingen leveren, onderhouden en verbeteren, inclusief om bepaalde functies en de functionaliteit van de website bedienen;
• gebruikersvoorkeuren begrijpen om de gebruikerservaring bij Copaco en haar dochterondernemingen, contractanten en zakenpartners te verbeteren;
• de effectiviteit van de website en de marketing-, reclame- en verkoopinspanningen van Copaco, haar dochterondernemingen, contractanten en zakenpartners onderzoeken;
• inning van door klanten van Copaco verschuldigde vorderingen;
• orders en betalingen via de website verwerken;
• aanvullende aanbiedingen ontwikkelen;
• sollicitaties verwerken;
• een wettelijke verplichting naleven of reageren op wettelijke verzoeken door openbare instanties (inclusief vereisten voor nationale veiligheid of wethandhaving);
• onze dagelijkse zakelijke behoeften beheren;
• naleving van onze gebruiksvoorwaarden en toepasselijke wetgeving handhaven;
• verweer voeren en/of procederen in een rechtbank, bij arbitrage of gelijksoortige juridische procedures;
• rechtstreeks met u communiceren door continu, volgens uw marketingvoorkeuren, nieuwsbrieven, promoties en speciale aanbiedingen of informatie over nieuwe producten en diensten te sturen. U kunt zich uitschrijven van onze marketingcommunicaties door onder in de e-mail op Unsubscribe (uitschrijven) te klikken of door met ons contact op te nemen via de gegevens die onderaan deze tekst worden gegeven;
• rechtstreeks met uw communiceren via de telefoon om op vragen aan de klantenservice of commentaar via de website, sociale media of anders te reageren, om kwesties te bespreken die aan uw account of de website zijn gerelateerd en om klantondersteuning te bieden;
• advertenties aan u leveren, inclusief om adverteerders en uitgevers te helpen advertenties te leveren en te beheren op de website of op websites van derden en om advertenties aan te passen aan uw interesses en browsegeschiedenis. Raadpleeg het hoofdstuk inzake informatie over Cookies en ander gebruik van websites voor meer informatie die aan dergelijke advertenties en uw gerelateerde controles zijn gerelateerd;
• verzamelen van geaggregeerde statistieken over de werking en het gebruik van onze website en om de voorkeuren van de bezoekers aan onze website beter te begrijpen;
• andere doeleinden: om andere legitieme zakelijke doeleinden uit te voeren, evenals andere wettelijke doeleinden waarover wij u zullen inlichten.

5. Informatie delen

Wij delen uw persoonlijke gegevens met uw toestemming of, indien nodig, om een transactie te voltooien of om door u verzochte of geautoriseerde aanbiedingen te leveren. Wij delen persoonlijke gegevens ook met vendoren en leveranciers, dochterondernemingen en bedrijfseenheden, wanneer dit door de wet wordt vereist of om op een juridisch proces te reageren, om onze klanten te beschermen, levens te beschermen, de veiligheid van onze aanbiedingen te behouden en om de rechten of eigendommen van Copaco te beschermen.

We kunnen uw persoonlijke gegevens als volgt vrijgeven:

Dochterondernemingen en bedrijfseenheden. Wij kunnen uw persoonlijke gegevens delen met onze dochterondernemingen, ongeacht of deze entiteiten het merk Copaco delen. We kunnen uw persoonlijke gegevens ook delen met andere bedrijfseenheden die ook producten of diensten aanbieden onder het merk Copaco of een van onze andere merken. Onze dochterondernemingen en bedrijfseenheden zullen uw persoonlijke gegevens die we met hen delen op een wijze gebruiken die in overeenstemming is met deze privacyverklaring.

Rechtshandhaving en veiligheid. Copaco kan uw persoonlijke gegevens met elke competente rechtshandhavings-, regelgevende, overheidsinstantie, rechtbank, andere overheidsfunctionarissen of een andere derde partij delen, waarvan wij geloven dat openbaring nodig is:

1. op grond van toepasselijke wetgeving of regelgeving;
2. om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen; of
3. om onze vitale belangen en die van elk ander natuurlijk persoon te verdedigen.

Verkoop of overname van activa. Indien Copaco het eigendom of controle over een deel van Copaco of de website overdraagt aan een feitelijke of potentiële koper, of het nu gaat om een overname, fusie, of reorganisatie van het volledige of een deel van ons bedrijf, onze activa of voorraad (inclusief in verband met een faillissement of een soortgelijke procedure), mogen wij uw persoonlijke gegevens overdragen aan die feitelijke of potentiële koper, mits het gebruik van uw persoonlijke gegevens door die derde partij onderhevig is aan toepasselijk recht.

6. Andere belangrijke informatie inzake privacy

Hieronder vindt u aanvullende informatie inzake privacy die u mogelijk belangrijk vindt.

Beveiliging van persoonlijke gegevens. Copaco maakt gebruik van passende maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beveiligen en beschermen tegen onbevoegd verlies, misbruik en openbaarmaking, zoals krachtige toegangscontrole voor gebruikers en geavanceerde beleidslijnen en training voor werknemers. Helaas kan niet gegarandeerd worden dat gegevens die verspreid worden over, of toegankelijk zijn via het internet 100% veilig zijn. Alhoewel Copaco probeert alle persoonlijke gegevens te beschermen, kan Copaco bijgevolg niet garanderen dat persoonlijke gegevens volledig beveiligd zullen zijn tegen onjuist gebruik door hackers of andere misdadige of criminele activiteiten, of in geval van een storing van computer hardware, software of een telecommunicatienetwerk. Copaco zal u op de hoogte stellen als we bewust worden van een gegevenslek dat betrekking heeft op uw persoonlijke gegevens (zoals gedefinieerd door de geldende buitenlandse, federale, staats- en lokale wetten) die door of voor ons zijn opgeslagen, volgens toepasselijke wetgeving.

Juridische basis voor het verwerken van persoonlijke gegevens. De juridische basis voor het verzamelen en gebruiken van de hierboven beschreven persoonlijke gegevens is afhankelijk van de betrokken persoonlijke gegevens en de specifieke context waarin wij deze verzamelen.

Echter, wij zullen meestal alleen persoonlijke gegevens van u verzamelen:

1. wanneer wij de persoonlijke gegevens nodig hebben om een contract met u aan te gaan (zoals om uw aankoop van een aanbieding te vervullen);
2. waar de verwerking in onze legitieme belangen staat en niet door uw rechten worden opgeheven; of
3. wanneer wij uw toestemming hiervoor hebben gekregen.

In sommige gevallen hebben we ook een wettelijke verplichting om persoonlijke gegevens van u te verzamelen of hebben wij de persoonlijke gegevens nodig om uw vitale belangen of die van een ander persoon te kunnen beschermen.

Wanneer we u vragen persoonlijke gegevens te leveren om te voldoen aan een juridisch vereiste of om een contract met u aan te gaan, zullen wij dit op het relevante tijdstip bekendmaken en u inlichten of de levering van uw persoonlijke gegevens al dan niet verplicht is (evenals mogelijke consequenties voor als u uw persoonlijke gegevens niet geeft).

Wanneer we uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken in het kader van onze legitieme belangen (of die van een willekeurige derde partij), dan is dit belang meestal om ons platform te besturen en met u naar behoefte te communiceren, om onze diensten en aanbiedingen aan u te leveren (bijvoorbeeld bij het reageren op uw vragen), om ons platform te verbeteren, voor marketingdoeleinden of met als doel om illegale activiteiten te detecteren en te voorkomen. Wij hebben mogelijk andere legitieme belangen en indien van toepassing, zullen wij u op het relevante tijdstip duidelijk maken wat deze legitieme belangen zijn.

Indien u vragen hebt, of meer informatie nodig hebt betreffende de juridische basis waaronder wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die worden gegeven.

Nauwkeurigheid. Het is uw verantwoordelijkheid om Copaco nauwkeurige persoonlijke gegevens te verstrekken. Behoudens anderszins uiteengezet in deze privacyverklaring, gebruikt Copaco alleen persoonlijke gegevens op manieren die compatibel zijn met de doeleinden waarvoor deze informatie verzameld werd of vervolgens door u geautoriseerd werd. Voor zover nodig voor deze doeleinden, zal Copaco redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens accuraat, compleet, actueel en relevant zijn voor het beoogde gebruik ervan.

Internationale gegevensoverdrachten. Onze primaire websiteservers bevinden zich in Nederland en onze dochterondernemingen en externe dienstverleners en partners opereren in de Benelux. Dit betekent dat wanneer we uw persoonlijke gegevens verzamelen, we deze in elk van deze landen kunnen verwerken. Hierop is evenwel de Europese wet- en regelgeving van toepassing.

Bewaartermijn. Wij bewaren persoonlijke gegevens die we van u hebben verzameld wanneer wij hiervoor een doorlopende legitieme zakelijke behoefte hebben conform de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld, om u een aanbieding te geven die u heeft gevraagd, of om aan toepasselijke juridische-, belasting gerelateerde- of boekhoudkundige vereisten te voldoen).

Als we geen doorlopende, legitieme zakelijke behoefte meer hebben om uw persoonlijke gegevens te verwerken, zullen we deze verwijderen of anonimiseren of, wanneer dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat uw persoonlijke gegevens in back-uparchieven zijn opgeslagen), dan zullen we uw persoonlijke gegevens veilig opslaan en deze niet verder verwerken totdat verwijdering mogelijk is.

Uw rechten inzake gegevensbescherming. U hebt de volgende rechten inzake gegevensbescherming:

• wanneer u toegang, correctie, update of verwijdering van uw persoonlijke gegevens wenst, kunt u dit op elk moment verzoeken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die onderaan deze tekst worden gegeven;
• daarnaast kunt u protesteren tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens, ons vragen om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken of overdracht van uw persoonlijke gegevens aanvragen. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die onderaan deze tekst worden gegeven;
• u hebt op elk willekeurig moment het recht om u uit te schrijven van marketingcommunicaties. U kunt dit recht uitoefenen door op de link uitschrijven of opt-out te klikken in de marketing e-mails die we naar u sturen. Als u zich wilt uitschrijven van andere marketingvormen (zoals postale marketing of telemarketing) neem dan contact met ons op via de contactgegevens die onderaan deze tekst worden gegeven;
• wanneer we uw persoonlijke gegevens met uw toestemming hebben verzameld en verwerkt, dan kunt u op elk moment uw toestemming intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking die we voorafgaand aan uw intrekking hebben uitgevoerd. Het heeft ook geen invloed op de verwerking van uw persoonlijke gegevens die op basis van juridische gronden inzake verwerking, anders dan toestemming, wordt uitgevoerd;
• u hebt het recht een klacht in te dienen bij een instantie voor gegevensbescherming over onze verzameling en ons gebruik van uw persoonlijke gegevens. Neem voor meer informatie contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij reageren op alle verzoeken die wij van personen ontvangen die hun rechten inzake gegevensbescherming willen uitoefenen volgens de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming.

Uw privacy-aanspreekpunt. Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt door de Copaco-dochteronderneming waar u zaken mee doet. Indien u vragen heeft over de persoonlijke gegevens die u hebt ingediend, kunt u contact opnemen met de desbetreffende dochteronderneming.

Gevoelige informatie. Tenzij wij het specifiek verzoeken, vragen wij u om ons geen gevoelige persoonlijke gegevens toe te zenden en deze niet bekend te maken (bijvoorbeeld informatie met betrekking tot ras of etnische afkomst, politieke meningen, religie of overtuigingen, gezondheid, criminele achtergrond of vakbondslidmaatschap) op of via deze website of anderszins. In gevallen waar we u verzoeken om gevoelige persoonlijke gegevens te verstrekken, doen we dit met uw uitdrukkelijke toestemming.

Websites van derden. Naast toegang tot aanbiedingen, kan de website links naar andere websites en webservices bevatten. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op die websites en diensten en de privacy procedures van diezelfde websites en diensten kunnen afwijken van degene die in deze privacyverklaring zijn beschreven. Copaco moedigt u aan om het privacybeleid van elke website of webservice die u bezoekt zorgvuldig te lezen.

Naleving. Copaco zal een zelfbeoordelingsbenadering gebruiken om de naleving van deze privacyverklaring te verifiëren en te controleren of de privacyverklaring accuraat is, de informatie die bedoeld is om te worden gedekt omvangt, prominent weergegeven wordt, geïmplementeerd wordt en toegankelijk is.

Als u van mening bent dat uw persoonlijke gegevens verwerkt of openbaar gemaakt werden in strijd met deze privacyverklaring, moedigt Copaco u aan om dit te melden door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die onderaan deze tekst worden gegeven. Copaco zal eventuele klachten en geschillen betreffende het gebruik en openbaarmaking van persoonlijke gegevens onderzoeken en proberen op te lossen.

Herzieningen. Copaco kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd naar eigen goeddunken herzien om wijzigingen in onze zakelijke praktijken te weerspiegelen. Wanneer we deze privacyverklaring herzien, zullen we u op de hoogte brengen door de bijgewerkte privacyverklaring op deze website te plaatsen, of door u per e-mail een kennisgeving te sturen. Wijzigingen in de privacyverklaring zullen van kracht worden en gelden voor de verzamelde informatie vanaf de datum dat Copaco de herziene privacyverklaring op de website plaatst. Wanneer we vereist zijn via toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming om uw toestemming te vragen voor veranderingen met betrekking tot het gebruik van uw persoonlijke gegevens in onze bijgewerkte privacyverklaring, dan zullen wij dit doen.

7. Contact

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring, de privacy procedures van Copaco, de verzameling of het gebruik van uw persoonlijke gegevens, of u wenst toegang tot uw persoonlijke gegevens, dan kunt u contact opnemen met ons via compliance@copaco.com.

U kunt contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via jan.van.den.brand@copaco.com.